Как автоматизация согласования позволила ускорить процесс на 92%

Введение

Заказчик занимается лизингом персонала на территории РФ. Компания включает в себя более 250 действующих сотрудников в своем штате, находящихся в разных офисах. Согласование счетов на оплату (как расходы, так и приходы) является для компании одной из основных проблем, т.к. чтобы согласовать один счет необходимо задействовать 4-6 сотрудников из разных подразделений и офисов, находящихся в разных часовых поясах. Соответственно, согласование происходило через пересылку электронных писем от одного участника процесса к другому. Процессы согласования запускались несколько раз в день, счета могли быть отклонены, отправлялись на исправление. Данный процесс порождал следующие проблемы:

  • Большое количество писем на согласование ежедневно приходило сотрудникам на почту
  • Невозможно контролировать ход согласования
  • Долгий срок согласования, вплоть до месяца
  • Высокий риск потери заявки на согласование
  • Невозможно собирать аналитику

Задача осложнялась тем, что в компании высокий уровень текучести сотрудников, а так же географических объектов. Счет закреплялся за каждым географическим объектом (объект, территория, регион), относился к одной из 130 статей расхода/прихода.

Текущие проблемы а так же потребность в систематизации и сборе аналитики потребовало найти решение в автоматизации бизнес-процесса по согласованию счетов. В ходе рабочих собраний были выявлены следующие бизнес-требования:

  • Возможность редактирования списка статей расходов/приходов
  • Возможность редактирования сопоставления объектов, должностей и сотрудников
  • Возможность отслеживания цепочки и стадии согласования по каждой заявке
  • Быстрый сбор аналитики
  • Сокращение времени согласования до 1 рабочего дня

Архитектура приложения

При проектировании архитектуры приложения был сделан упор на гибкость его настроек. Само приложение разделено на 4 раздела:

Разделы приложения

Зависимости подразделов в разделе настроек

Алгоритм запуска и построение цепочки согласования

Модули инициации и исполнения согласования заявок являются самыми технологически сложные, но и самые важные в приложении, т.к. от правильности их исполнения зависит успех глобальной задачи по автоматизации согласования.
 
Заявка на согласование представляет из себя набор полей разного типа для заполнения: строки, флажки, вложения (интерфейс раздела см. ниже). При нажатии кнопки «Запустить» модуль передает данные в модуль инициации, в котором происходит считывание заполненной информации, сверка с настройками путей согласования и поиск необходимых сотрудников в системе для построения цепочки согласования.
 
В заявке может быть несколько объектов, а значит и согласующих, отвечающих за объекты и находящихся на одной и той же стадии согласования может быть несколько. В таком случае цепочка согласования может иметь несколько параллельных ветвей.
 
Т.к. в компании происходит частая смена сотрудников, то в приложении предусмотрен алгоритм проверки правильного подбора согласующих после каждого этапа согласования или отказа по заявке. Это значит, что если был запущен процесс согласования, но один из согласующих был уволен, а на его место поставили нового, то заявка придет автоматически новому сотруднику без вмешательства в ход процесса.
 
Такой подход к автоматическому построению цепочки согласующих позволяет очень быстро и точно найти в организации из 250 сотрудников нужных людей и выстроить из них очередь, а система уведомлений рассылает данным сотрудникам сообщения о необходимости согласовать ту или иную заявку.
Количество вариаций, по которым может пройти заявка равна 250 в степени 130.

Алгоритм запуска и исполнения

Интерфейс

Т.к. приложение работает с конфиденциальными данными, мы не можем выложить скриншоты из рабочего приложения, вместо этого прилагаем макеты приложения.
 
Экраны скомпонованы таким образом, чтобы вместить как можно больше важной информации и сократить количество переходов между страницами приложения во время работы.

Экран настройки статей расхода/дохода и настройки должностей

Экран настройки сопоставления должностей и статей, а так же настройки очередности согласования

Экран заполнения заявки

Экран обработки заявки

Результаты работы

В ходе тестирования стало быстро очевидно, что данная разработка является очень хорошим решением, которое решает все поставленные бизнес-задачи.
  • Согласование теперь проходит через работу с приложением, почта больше не используется
  • Каждая заявка отслеживается и появилось понимание на какой она стадии и кто ее должен согласовать
  • Все заявки находятся в базе приложения, а значит не будут потеряны
  • Появилась возможность отследить аналитические данные, которые фиксируются в базе приложения
  • Скорость согласования многократно выросла, теперь согласование счета не нужно ждать несколько дней.

Результаты работы приложения за 4 месяца
2500
Заявок
Было согласовано
0
Заявок
Было потеряно
150
Миллионов рублей
Общая сумма счетов
92
Сокращено
Среднее время согласования

Заключение

В ходе данного проекта мы получили богатый опыт в работе со сложными финансовыми бизнес-процессами в крупной компании Заказчик получил удобный и важный для его работы инструмент, т.к. процесс согласования счетов влияет и на остальные процессы в компании.

Categories

Related items
Как автоматизация согласования позволила ускорить процесс на 92%
Быстрый и безболезненный переход от Excel к Битрикс24
«Программатор задач» в Битрикс24