Быстрый и безболезненный переход от Excel к Битрикс24
Введение
Благотворительный фонд занимается всеми направлениями помощи людям с РАС через создание открытой системы взаимодействия действующих организаций и специалистов в сфере медицинской, педагогической и социальной помощи людям с РАС — ускоряя и упрощая механизм получения помощи с 2014 года. Работники фонда выделяют для себя два основных направления деятельности: отбор и экспертная оценка методик помощи людям с РАС и создание программ для взаимодействия экспертов и родителей. Фонд создает условия, позволяющие государственным учреждениям работать эффективнее за счет внедрения эффективных методик и технологий коммуникации. Для достижения поставленных целей фонд реализовывает социологические и PR-программы, направленные на формирование диалога с медицинскими работниками, педагогами, чиновниками, родителями нормативных детей и работодателями по проблеме восприятия аутизма в обществе.
Цели
На данный момент в организации работает более 19 специалистов, которые работают по различным направлениям. Растущий поток пациентов фонда становится крайне проблематично контролировать с помощью таблиц в Excel и бумажного документооборота. А из-за отсутствия инструмента аналитики невозможно понять и оценить текущую ситуацию по загрузке специалистов и собрать всю информацию о посещении пациентов в едином месте.
У работников фонда возникла острая потребность в централизации и автоматизации учета и управления специалистами. Фонд начал искать пути решения в оптимизации собственных процессов.
Сотрудники фонда, ранее уже использовали Битрикс24 для своей работы, однако, настройка была произведена неправильно, структура клиентской базы была спроектирована с грубыми ошибками, из-за чего пользоваться системой было проблематично. Между объектами, в данном случае «Родители» и «Дети», были неверные связи. Запись к врачу невозможно все еще невозможно было осуществить и сотрудники вернулись к работе в Excel.
Решение
Для автоматизации записей пациентов необходимо было избавиться от проблемы неверной структуры базы пациентов.
Была спроектирована новая архитектура хранения, ассоциации и движения данных. Так же были созданы два универсальных списка. Список “Специалисты” хранил в себе данные о работниках фонда. Список “Реестр” хранил в себе все транзакции – записи пациентов. Это технический список, который используется в основном для построения аналитических отчетов. Все данные теперь находятся на своих местах, правильно ссылаются друг на друга, фиксируются в списках и подготовлены для отображения в отчетах. Решив данную проблему мы смогли приступить к автоматизации записей к специалистам
Мы предложили полностью отказаться от учета посещений в Excel и перенести эту работу в приложение, которое позволяет автоматизировать ряд рутинных действий и повысить качество работы фонда. Выбор системы CRM Битрикс24 + приложение «Расписание специалистов» от компании Mywebstor оказался весьма удачным.
Все сотрудники были зарегистрированы в Битрикс24 по своим направлениям, что позволяет администратору фонда четко понимать на чем специализируется каждый сотрудник фонда. В приложении предусмотрена возможность устанавливать рабочий день для каждого сотрудника и настроить расписание всего фонда на недели и месяцы вперед, что сильно облегчает организацию работы всех сотрудников фонда.
Отказавшись от работы в Excel администратору больше не нужно пролистывать большие таблицы чтобы понять когда и на какого сотрудника записать очередного ребенка. Достаточно просто открыть приложение и быстро принять решение , на какое время можно назначить запись. Вся информация о специалисте, пациенте, услуге и времени записи теперь заполняется за пару кликов и хранится в единой системе.
Единая система автоматически позволяет собрать в один аналитический отчет большой объем данных, в котором отображается вся информация о посещении специалистов, а так-же информация о количестве предоставляемых услугах в разрезе времени.
Решив вопрос автоматизации записей, мы пошли дальше. Заказчику необходимо было автоматизировать ежемесячную автогеренерацию счетов с отправкой ссылки на оплату родителям. Алгоритм работает следующим образом:
-
Система каждое первое число месяца проходит по всем контактам, в которых хранится информация о участии в проектах
-
При условии что родитель участвует, на основе этого создается сделка
-
В сделке создается автоматически счет на оплату и отправляется ссылка на оплату в WhatsApp
-
Оплата производится с помощью сервиса YouMoney.
-
Факт оплаты фиксируется в битрикс, и формируется аналитика по родителям, которые оплатили ежемесячный взнос
Данное решение позволило значительно сократить ресурсы за счет того, что работникам фонда больше не нужно ежемесячно проводить сборы с родителей, который в базе числится более 400 человек.
Заключение
Избавившись от проблем из-за неправильных настроек Битрикс24 мы получили возможность наладить ряд повторяющихся процессов в компании и добиться систематизации данных. Было освобождено достаточное количество человеческих ресурсов, за счет автоматизации ежемесячных платежей. Заказчик наконец смог воспользоваться всеми преимуществами Битрикс24 и продолжить работу над развитием фонда.
Categories
